数据透视表巧用“差异”功能一眼看清预算实际差异

在企业财务管理中，准确分析费用预算执行情况对于控制成本、提高利润率至关重要。数据透视表作为Excel中强大的数据分析工具，可以帮助财务人员轻松实现这一目标。其中，“差异”显示方式更是锦上添花，让预算和实际之间的差异一目了然。

一、数据准备

在开始使用数据透视表之前，我们需要对原始数据进行一些准备工作。首先，确保数据表中包含以下几个字段：

• 费用科目： 记录每笔费用的具体名称，如“工资”、“租金”、“水电费”等。
• 预算金额： 记录每笔费用的预算金额。
• 实际发生额： 记录每笔费用的实际发生金额。

如果原始数据表中没有这些字段，需要先对其进行添加或调整。

二、创建数据透视表

数据准备完成后，就可以开始创建数据透视表了。具体步骤如下：

1. 选中原始数据表中的所有数据，包括表头。
2. 点击“插入”选项卡，在“表格”组中选择“数据透视表”。
3. 在弹出的“新建数据透视表”对话框中，选择将数据透视表放在现有工作表中还是新建工作表中。
4. 点击“确定”按钮，数据透视表就会自动生成。

三、添加字段

数据透视表创建完成后，我们需要将必要的字段添加到报告中。具体步骤如下：

1. 将“费用科目”字段拖放到“行”字段区域。
2. 将“预算金额”字段和“实际发生额”字段拖放到“值”字段区域。

此时，数据透视表中就会显示出费用科目、预算金额和实际发生额三列数据。

四、差异显示

接下来，我们就可以使用“差异”显示方式来查看预算和实际之间的差异了。具体步骤如下：

1. 选中“值”字段区域中的“预算金额”字段。
2. 点击“分析”选项卡，在“显示值”组中选择“差异”。

此时，数据透视表中的“预算金额”字段就会显示为“预算金额 - 实际发生额”的形式，差异值会以正值或负值的形式显示出来。正值表示预算超支，负值表示预算节约。

五、格式化数据

为了让数据透视表更加美观易读，我们可以对数据进行一些格式化。具体步骤如下：

1. 选择数据透视表中的任意单元格。
2. 点击“开始”选项卡，在“字体”组中选择合适的字体、字号和颜色。
3. 点击“数字”选项卡，在“数字”组中选择合适的数字格式。

六、分析数据

格式化完成后，就可以开始分析数据透视表中的数据了。通过观察“差异”字段中的值，我们可以快速找出预算超支或节约的费用科目。对于超支较多的费用科目，我们需要进一步分析原因，并采取措施加以控制。对于节约较多的费用科目，我们可以考虑在下一次预算制定时适当降低预算金额。

七、导出数据

分析完成后，我们可以将数据透视表导出为其他格式，以便于保存或共享。具体步骤如下：

1. 点击“文件”选项卡。
2. 选择“另存为”。
3. 在“另存为”对话框中，选择合适的保存格式，如Excel工作簿、CSV文件等。
4. 点击“保存”按钮。

结语

数据透视表中的“差异”显示方式是一个非常实用的功能，可以帮助财务人员快速查看预算和实际之间的差异，从而准确分析费用预算执行情况。通过对数据进行分析，企业可以及时发现预算执行中的问题，并采取措施加以纠正，从而提高费用预算的执行效率，降低成本，提高利润率。